Informativa Privacy

(allegato al Contratto di abbonamento SaaS e licenza d’uso della Piattaforma web per la gestione dei fascicoli AML e processi connessi)

L&CM Società tra Avvocati S.r.l., in qualità di Titolare del trattamento, desidera informarVi che il Regolamento UE 2016/679 prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali.

Secondo la normativa indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Vostra riservatezza e dei Vostri diritti.

Ai sensi dell'articolo 13 del Regolamento UE 2016/679, pertanto, Vi forniamo le seguenti informazioni:

1. Identità e dati di contatto del titolare/responsabile del trattamento

L&CM Società tra Avvocati S.r.l. (di seguito “L&CM”), società a responsabilità limitata tra avvocati, ha per oggetto esclusivo l’esercizio, da parte dei soli soci iscritti all’ordine degli avvocati, della professione propria degli iscritti all’ordine degli avvocati.

Nell’ambito di tale attività:

• L&CM tratta i dati personali in qualità di Titolare del Trattamento per le finalità indicate al punto 3, connesse alla gestione e all’esecuzione del rapporto contrattuale relativo alla Piattaforma SaaS, nonché agli adempimenti di legge.
• Inoltre, nei casi in cui il Cliente utilizzi la Piattaforma caricando dati personali di terzi (es. anagrafiche, documenti e fascicoli AML), L&CM può essere nominata Responsabile del Trattamento dal Cliente (Titolare del trattamento) ai sensi dell’art. 28 del Regolamento, secondo quanto previsto nel DPA (Allegato C) al Contratto.

L&CM ha sede a Milano – Via Colonnetta, 5, nella persona del legale rappresentante pro-tempore.

2. Dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati

L&CM ha nominato un Responsabile della Protezione dei dati (DPO) che può essere contattato oltre che presso la sede della Società anche a mezzo posta elettronica all’indirizzo:

contatti.dpo@abcd.space

3. Finalità e base giuridica del Trattamento

I dati da Voi forniti (e/o generati dall’utilizzo della Piattaforma) verranno trattati per le seguenti finalità:

• esecuzione del Contratto SaaS, inclusa attivazione e gestione dell’account, erogazione del Servizio, assistenza e supporto, gestione richieste e comunicazioni di servizio;
• gestione contabile ed amministrativa dei rapporti contrattuali (fatturazione, pagamenti, gestione crediti, adempimenti fiscali);
• sicurezza e continuità del Servizio, inclusi log tecnici, monitoraggio, prevenzione abusi, gestione incidenti e data breach, nonché backup e ripristino;
• adempimento di obblighi di legge e tutela dei diritti del Titolare (es. gestione contestazioni, difesa in giudizio);
• elaborazioni statistiche e analisi aggregate sull’uso della Piattaforma (ove possibile in forma aggregata e/o con misure di minimizzazione).

Base giuridica del trattamento:

• per le finalità di cui ai primi due punti: esecuzione del contratto e/o misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR);
• per sicurezza, prevenzione abusi e tutela dei diritti: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR), bilanciato con i diritti degli interessati;
• per adempimenti di legge: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).

Il trattamento sarà effettuato principalmente mediante elaborazione elettronica e strumenti informatici.

Nota: per i dati personali eventualmente caricati dal Cliente nella Piattaforma relativi a terzi (es. clienti/controparti/titolari effettivi), le finalità e basi giuridiche del trattamento sono determinate dal Cliente in qualità di Titolare del trattamento, mentre L&CM opera, per tali dati, quale Responsabile del trattamento secondo il DPA.

4. Eventuali categorie di destinatari dei dati personali

I dati da Voi forniti potranno formare oggetto di ogni altra opportuna operazione relativa al conseguimento delle predette finalità anche per mezzo:

• di soggetti specificamente autorizzati quali consulenti, dipendenti e altri collaboratori a ciò abilitati per i trattamenti necessari o connessi alle finalità in parola;
• di terzi che svolgono o forniscono specifici servizi strettamente funzionali alle finalità in parola, quali:
  • fornitori di servizi informatici e tecnologici (es. manutenzione, assistenza, ticketing, monitoraggio, infrastruttura/hosting e relativi servizi);
  • 4Sigma Srl (subfornitore tecnico) per attività di sviluppo/manutenzione/gestione tecnica e supporto della Piattaforma, nei limiti delle istruzioni e degli obblighi contrattuali e privacy applicabili;
  • soggetti che svolgono servizi contabili/fiscali, istituti di credito e fornitori di servizi di pagamento;
  • consulenti legali e assicurazioni, ove necessario;

Il tutto nel rispetto delle disposizioni di legge in materia di sicurezza dei dati. L’elenco nominativo dei soggetti appartenenti alle predette categorie è disponibile presso la sede della Società.

5. Tempi di conservazione dei dati personali

I dati da Voi forniti saranno conservati da L&CM per il tempo necessario al perseguimento delle finalità indicate al punto 3.

In particolare:

• i dati relativi alla gestione del rapporto contrattuale e amministrativo-contabile saranno conservati per il tempo necessario all’esecuzione del Contratto e, successivamente, per i termini previsti dalla normativa applicabile (es. obblighi civilistici e fiscali);
• i dati tecnici e log di sicurezza saranno conservati per un periodo coerente con le finalità di sicurezza e con le misure indicate nella Documentazione e/o nelle policy interne, nel rispetto dei principi di minimizzazione;
• per i Dati del Cliente presenti nella Piattaforma (inclusi documenti e fascicoli AML), la conservazione e cancellazione avvengono secondo quanto previsto dal Contratto (export e cessazione) e dal DPA: in particolare, in caso di cessazione del Servizio, il Cliente può effettuare export autonomo fino alla cessazione ed eventualmente richiedere export assistito entro 60 giorni; decorso tale termine, i dati potranno essere cancellati dagli ambienti di produzione, ferma la possibile permanenza di copie di backup per un periodo tecnico limitato fino a sovrascrittura.

In ogni caso i tempi di conservazione non potranno superare i termini di legge o contrattuali previsti per le singole categorie degli stessi.

6. Diritti dell’Interessato

I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di ottenere l’accesso ai propri dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi ai sensi degli articoli 15, 16 e 17 del Reg. UE 2016/679.

Ai sensi degli articoli 18, 20 e 21 del medesimo Regolamento gli interessati hanno inoltre il diritto di chiedere la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati che li riguardano (se applicabile) nonché di opporsi, per motivi legittimi, al loro trattamento.

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati:

• nei confronti del Cliente (Titolare del trattamento), per i dati trattati tramite la Piattaforma nell’ambito dei processi AML del Cliente; e/o
• nei confronti di L&CM, in relazione ai trattamenti dalla stessa effettuati in qualità di Titolare (es. gestione del rapporto contrattuale, fatturazione, comunicazioni di servizio, sicurezza e tutela dei diritti), a mezzo:
  • e-mail all’indirizzo: info@l-cm.it
  • posta ordinaria: L&CM Società tra Avvocati S.r.l. – Via Colonnetta, 5 – Milano.

Ai medesimi recapiti è altresì possibile richiedere ulteriori informazioni, ivi compresi i riferimenti degli eventuali responsabili/sub-responsabili del trattamento.

7. Reclamo ad una Autorità di Controllo

Se la risposta ad un'istanza con cui l’interessato ha esercitato uno o più dei diritti di cui sopra non dovesse pervenire nei tempi indicati o non dovesse risultare soddisfacente, l’interessato potrà far valere i suoi diritti dinanzi all'Autorità Giudiziaria o rivolgendosi al Garante per la Protezione dei Dati Personali.